Intranet og medarbejderapp: byg eller køb en færdig løsning?

For de fleste virksomheder er en færdig intranetløsning det rigtige valg. Nyheder, opslag, dokumenter, medarbejderkatalog og push-beskeder er løste problemer, og leverandørerne har brugt mange års udvikling på dem. At bygge selv betaler sig typisk først når løsningen er et arbejdsredskab i jeres daglige drift og skal hænge tæt sammen med jeres egne systemer.

Jeg udvikler selv webapps og platforme, så læs med det forbehold. Jeg har også arbejdet som udvikler på projekter for en leverandør af medarbejderapps, så jeg har set opgaven fra leverandørens side.

Den korte version

Min tommelfingerregel: Kan du beskrive behovet med ord som nyheder, beskeder, dokumenter og telefonbog, så køb. Begynder beskrivelsen at handle om indberetninger, godkendelser, vagter eller data fra jeres egne systemer, er det et internt værktøj I mangler, og så er mellemvejen eller en udviklet løsning værd at undersøge. Intranettet er kun én af flere platformtyper, og i guiden til at lave din egen platform gennemgår jeg dem alle.

Hvad en færdig intranetløsning giver dig

Markedet deler sig groft i to typer. Det klassiske intranet er bygget til folk med computer og firmamail: dokumenter, afdelingssider, søgning og nyheder. Medarbejderappen er bygget til dem der ikke sidder ved en skærm, fx i butik, på lager, i rengøring, i plejen eller på byggepladsen. Her er mobilen det vigtigste, og mange medarbejdere har ikke en firmamail at logge ind med.

Begge typer har stort set de samme byggesten: nyhedsfeed med kommentarer, læsekvittering, dokumenter, medarbejderkatalog, grupper pr. afdeling eller lokation, chat, spørgeskemaer og push-beskeder. Det ser enkelt ud på en demo, men hver del gemmer på særtilfælde som leverandøren allerede har løst.

Prisen er lav i forhold til hvad det koster at bygge. Har I Microsoft 365, følger SharePoint med i de fleste erhvervsabonnementer, og Microsoft har en SharePoint-app i Teams, tidligere kaldet Viva Connections, der samler nyheder, genveje og et dashboard i Teams på computer og mobil. Bruger I Google Workspace, kan Google Sites klare et enkelt intranet. Til mindre teams uden Microsoft-licenser findes produkter som Connecteam, der er gratis op til 10 brugere og har betalte abonnementer til intern kommunikation fra cirka 30 dollars om måneden for de første 30 brugere. Mange intranetprodukter til mellemstore virksomheder oplyser først prisen efter et salgsmøde.

For pengene får du også alt det du ikke ser: apps i App Store og Google Play, sikkerhedsopdateringer, oppetid, support og nye funktioner hvert år. Så længe et produkt kan det I har brug for, er det svært at forsvare at bygge det selv.

Det svære ved at bygge selv er ikke opslagstavlen

Et nyhedsfeed med opslag og kommentarer kan en erfaren udvikler bygge på få uger, så det ser ofte billigt ud at bygge selv. Det er alt omkring feedet der koster: de dele en leverandør fordeler ud over mange kunder, og som du skal betale alene.

Medarbejdere der starter og stopper

Nye medarbejdere skal have adgang fra første dag, og dem der stopper, skal miste den samme dag. Har alle en Microsoft- eller Google-konto, kan login gå via den (single sign-on, altså ét fælles login til flere systemer). Har halvdelen ikke en firmamail, skal der bygges login med engangskoder, invitationer og en måde at lukke adgangen på når HR registrerer en fratrædelse. Det er typisk her et hjemmebygget intranet får huller.

Apps og push-beskeder

En medarbejderapp lever af notifikationer. En rigtig app i App Store og Google Play kræver to platforme, udviklerkonti, gennemgang hos Apple og Google ved hver ny version og opdateringer når iOS eller Android ændrer sig. En webapp på hjemmeskærmen er billigere og kan også sende push-beskeder, på iPhone dog kun når den er lagt på hjemmeskærmen. Forskellene gennemgår jeg i webapp, native app eller PWA.

At få folk til at bruge det

Et intranet er kun noget værd hvis medarbejderne åbner det. Det kræver godt indhold, men også produktarbejde med notifikationer der ikke bliver slået fra, en personlig forside og statistik over hvad der bliver læst. Leverandørerne har finpudset det over mange kunder. Bygger du selv, starter du forfra.

Drift og sikkerhed

Et intranet indeholder navne, telefonnumre, interne dokumenter og nogle gange oplysninger om vagter og fravær. Det skal opdateres, sikkerhedskopieres og overvåges hele året, også når udvikleren er på ferie. Og I er dataansvarlige for medarbejdernes oplysninger, uanset om løsningen er købt eller bygget. Skal data blive i EU, er det et spørgsmål til alle leverandører på listen.

Når "intranettet" i virkeligheden er et internt værktøj

Mange ønsker om et nyt intranet handler ved nærmere eftersyn om noget andet. En servicevirksomhed vil have rengøringstjeklister udfyldt på mobilen. En butikskæde vil have butikkerne til at indberette svind og opgaver. En håndværkervirksomhed vil have sikkerhedsgennemgange og arbejdssedler ud af papirmapperne. Det er interne fagsystemer, og de passer dårligt ind i et intranetprodukt fordi produktet er bygget til kommunikation og ikke til jeres arbejdsgang.

Tegnene er ofte de samme: oplysningerne ligger i regneark, på papir eller i mails med vedhæftede filer, de samme tal tastes ind to steder, og lederne bruger tid hver uge på at samle overblikket. Jeg har samlet de typiske signaler i tegn på at din virksomhed er vokset ud af Excel.

Det er her en udviklet løsning oftest kan betale sig. Ikke som et komplet intranet, men som et afgrænset værktøj til netop den arbejdsgang mens nyheder og beskeder bliver i Teams eller i et købt intranet.

Hvad koster de to veje over tre år?

En færdig løsning koster lidt fra start og mere for hver ny medarbejder. En udviklet løsning koster meget fra start, men bliver ikke dyrere af at I ansætter flere.

Et regneeksempel med en tænkt pris: Har I 150 medarbejdere i en medarbejderapp der koster 30 kr. pr. medarbejder om måneden, bliver det 4.500 kr. om måneden, eller 162.000 kr. over tre år ekskl. moms. Jeres pris afhænger af leverandør, antal brugere og moduler.

En udviklet løsning er en webapp, og prisen følger timerne. LønRadar angiver 800-1.200 kr. i timen ekskl. moms for en senior freelance it-konsulent i Danmark i 2026. Som et groft skøn kræver en første version som webapp med login via jeres eksisterende konti, nyhedsfeed, dokumenter, notifikationer og administration ofte 250-500 timer. Det giver et groft spænd på 200.000-600.000 kr. ekskl. moms, og skal der også være rigtige apps i App Store og Google Play, kommer der mere oveni. Hertil kommer driften, hvor en almindelig tommelfingerregel er at sætte 15-20 % af udviklingsprisen af om året til vedligehold og mindre forbedringer.

På ren pris vinder den færdige løsning derfor næsten altid, også over tre år. En udviklet løsning skal betale sig på noget andet end licensen:

• Den fjerner manuelt arbejde I kan sætte timer på, fx dobbeltindtastning mellem intranet og vagtplan.
• Den samler arbejdsredskabet og kommunikationen ét sted, så medarbejderne ikke skal skifte mellem tre apps.
• Den understøtter en arbejdsgang som intet produkt dækker fordi arbejdsgangen er jeres egen.

Kan du ikke pege på mindst én af dem, så køb.

Mellemvejen: køb intranettet, byg det der mangler

Mange intranetprodukter har et API (en åben indgang som andre programmer kan hente og sende data gennem), og nogle kan vise links eller små kort fra andre systemer. SharePoint-appen i Teams har fx et dashboard med kort som en udvikler kan udvide. Det betyder at I kan beholde et færdigt intranet til kommunikation og kun få bygget det der er særligt for jer:

• automatisk oprettelse og lukning af brugere ud fra jeres HR- eller lønsystem
• et lille internt værktøj til fx indberetninger, tjeklister eller vagtbytte som medarbejderne åbner fra intranettet med samme login
• en integration der sender beskeder fra jeres egne systemer ind som opslag eller notifikationer, fx ved en driftsforstyrrelse

Det er ofte det bedste valg fordi I slipper for selv at eje feed, apps og push-beskeder. Det samme gælder for bookingsystemer, hvor et standardsystem med integrationer tit slår et helt eget system.

Inden I lægger jer fast, skal tre ting være afklaret. Har produktet et dokumenteret API på det abonnement I betaler for, og ikke kun på et dyrere? Kan medarbejderne logge ind med samme konto i intranettet og i jeres eget værktøj? Og kan I trække alt indhold og alle brugere ud hvis I skifter leverandør?

Hvornår hver løsning ikke passer

En færdig løsning passer ikke når

• medarbejderne skal bruge appen til selve arbejdet, og produktet kun kan sende beskeder og dele dokumenter
• I har krav til hvor data ligger eller hvem der har adgang, og leverandøren ikke kan opfylde dem
• medarbejderne allerede bruger et fagsystem hele dagen, og et intranet bare bliver endnu en app de ikke åbner

En udviklet løsning passer ikke når

• behovet mest er nyheder, beskeder og dokumenter. Så skal du ikke bruge penge på en udvikler som mig
• ingen ejer intranettet efter lanceringen, eller der ikke er budget til drift år efter år. Et udviklet intranet uden ejer går hurtigere i stå end et købt
• I har Microsoft 365 og endnu ikke har afprøvet hvad SharePoint og Teams kan

Mellemvejen passer ikke når

• produktet ikke har et API eller kun tillader at læse data
• det I mangler, er hele kernen i appen. Så ender I med at betale for to systemer og kun bruge det ene

Den samme afvejning findes på kundesiden, hvor jeg har sammenlignet en egenudviklet kundeportal med en white-label-løsning.

Næste skridt: sådan træffer I beslutningen

1. Skriv ned hvad medarbejderne skal kunne, delt op i kommunikation (nyheder, beskeder, dokumenter) og arbejde (indberetninger, godkendelser, vagter).
2. Tjek hvad I allerede betaler for, og afprøv først det der følger med Microsoft 365 eller Google Workspace.
3. Test to-tre færdige produkter med jeres sværeste rigtige eksempel, fx en ny medarbejder uden firmamail på sin første dag.
4. Undersøg API, fælles login og dataeksport hos de produkter der kommer tættest på.
5. Regn tre år for hver vej, inklusive drift og den tid jeres egne folk bruger på at holde løsningen i gang.

Lander I på et færdigt produkt, er beslutningen truffet, og det er et godt resultat. Lander I på mellemvejen eller et internt værktøj, er næste skridt at afgrænse en første version. Større opgaver begynder hos mig med et betalt forprojekt til fast pris, og hvordan det foregår, kan du læse på siden om udvikling af webapps og platforme. Du taler direkte med mig som udvikler, og koden er jeres fra første dag.

Ofte stillede spørgsmål

Kan vi flytte vores indhold hvis vi skifter intranet senere?+

Som regel delvist. Brugere og dokumenter er normalt lette at få med mens opslag, kommentarer, læsekvitteringer og historik ofte er sværere. Spørg leverandøren hvilke data der kan eksporteres og i hvilket format før I skriver under, og tag en fuld eksport med jævne mellemrum. Med et udviklet intranet har I selv databasen, men en flytning kræver stadig udviklingsarbejde.

Hvem har ansvaret for GDPR i et intranet?+

Det har I som arbejdsgiver og dataansvarlig, uanset om intranettet er købt eller bygget. Leverandøren, hostingfirmaet og en ekstern udvikler med adgang til data er databehandlere, og I skal have databehandleraftaler med dem. Vær ekstra opmærksom ved fravær, helbredsoplysninger og data uden for EU. Det er ikke juridisk rådgivning, så spørg en rådgiver hvis du er i tvivl.

Kan vi tilpasse SharePoint i stedet for at bygge fra bunden?+

Ja, og det er ofte et godt kompromis hvis I allerede har Microsoft 365. Sider, nyheder, lister og navigation kan sættes op uden udvikling, og en udvikler kan bygge egne komponenter med SharePoint Framework (SPFx), som er Microsofts værktøj til udvidelser. Det kræver en udvikler med erfaring i netop Microsofts platform. Det er ikke mit speciale, så her bør du finde en SharePoint-specialist.