Retainer og klippekort hos en udvikler: sådan fungerer løbende aftaler
Retainer med en udvikler eller klippekort? Sådan fungerer løbende udviklingsaftaler, hvad en måned typisk indeholder, og hvordan du vælger model.
Freelance full-stack udvikler
- Udgivet
- Læsetid
- 10 min.
Indhold i indlægget9
En retainer med en udvikler er en fast månedlig aftale hvor du betaler for et bestemt antal timer og til gengæld har udviklerens tid reserveret. Et klippekort er en pulje timer du køber på forhånd og bruger af når der er noget at lave. Kort sagt: vælg en retainer når der skal udvikles på dit system hver måned, og et klippekort når behovet kommer i ryk.
Jeg vedligeholder og videreudvikler selv systemer for kunder, så læs med det forbehold. Jeg har forsøgt at være lige så tydelig om hvornår ingen af modellerne passer.
Den korte version: retainer eller klippekort?
| Retainer | Klippekort | |
|---|---|---|
| Sådan betaler du | Et fast beløb hver måned | En pulje timer, betalt på forhånd |
| Udviklerens tid | Reserveret til dig hver måned | Efter hvad udvikleren har ledigt |
| Bedst til | Løbende videreudvikling efter en fast plan | Små ønsker og fejlrettelser af og til |
| Ubrugte timer | Udløber eller overføres efter aftale | Bliver stående, ofte med en udløbsdato |
| Binding | Typisk løbende med en opsigelsesperiode | Ingen ud over de købte timer |
| Største faldgrube | Du betaler for timer du ikke bruger | Ingen garanti for hvornår din opgave bliver løst |
Min beslutningsregel er enkel. Kan du i dag skrive en liste med opgaver til de næste tre måneder, og skal systemet udvikles løbende, passer en retainer. Kan du ikke, så start med et klippekort og se hvor mange timer du reelt bruger.
Løbende aftaler er én af flere måder at betale for udvikling på. Vil du se dem alle, inklusive fast pris og forprojekt, så start med min prisguide til softwareudvikling.
Sådan fungerer en retainer
En retainer er en aftale om et fast antal timer om måneden, fx 10, 20 eller 40. Du betaler det samme beløb hver måned, typisk ved månedens start, og udvikleren planlægger sin kalender efter det. Det er den reserverede tid du betaler for: dine opgaver står ikke i kø bag nye projekter.
Rytmen er det vigtigste. En retainer fungerer bedst med en fast opgaveliste som I prioriterer sammen, fx på et kort møde hver anden uge eller en gang om måneden. Så ved udvikleren hvad der skal laves, og du ved hvad du får for pengene.
Tre spørgsmål du skal have svar på
- Hvad sker der med ubrugte timer? Nogle aftaler lader dem udløbe ved månedens slutning. Andre lader dig overføre dem en eller to måneder. Overførsel lyder bedst, men timerne kan hobe sig op fordi udvikleren ikke kan levere tre måneders timer på én måned.
- Hvad koster timer ud over aftalen? Typisk samme timepris eller lidt mere. Aftal at udvikleren spørger før rammen overskrides.
- Hvor lang er bindingen? En løbende aftale med en til tre måneders opsigelse er et fornuftigt udgangspunkt. Et års binding bør først komme på tale når I har prøvet samarbejdet af.
Nogle retainere bygger ikke på timer, men på ansvar: et fast beløb for at holde systemet opdateret og overvåget, uanset hvor mange timer det tager i en given måned. Den slags ligger tættere på en serviceaftale, og den kan sagtens kombineres med en timebaseret retainer til nye funktioner.
Sådan fungerer et klippekort
Et klippekort er en pulje timer, fx 10, 20 eller 50, som du betaler på forhånd. Hver gang udvikleren løser en opgave, bliver tiden trukket fra puljen, og når den er brugt, køber du et nyt. Der er ingen fast månedlig udgift og ingen binding ud over de timer du har købt.
Til gengæld er udviklerens tid ikke reserveret. Har udvikleren travlt med et projekt, kan din opgave vente nogle dage. Det er fint til en ny kolonne i en rapport, men ikke til en fejl der stopper dit salg.
Læs især tre ting i betingelserne:
- Udløbsdatoen: mange klippekort udløber efter fx 6 eller 12 måneder. Spørg hvad der sker med resten af timerne ved udløb eller hvis samarbejdet stopper.
- Den mindste enhed: afregnes der i kvarter, halve eller hele timer? Ved mange små rettelser kan forskellen på et kvarter og en hel time pr. opgave æde en stor del af kortet.
- Overblikket: du bør kunne se hvad hver time er brugt på uden at skulle spørge. Ellers bliver klippekortet en ren tillidssag.
Nogle udviklere giver en lidt lavere timepris på større klippekort fordi de får betalingen på forhånd. Det er en bonus, ikke en grund til at købe flere timer end du har brug for.
Hvad en måned med en retainer typisk indeholder
Det er lettere at vurdere en retainer når du kan se hvad timerne går til. Tabellen er et tænkt eksempel på en retainer på 20 timer til en webapp i drift, ikke en bestemt kunde. Fordelingen er et realistisk udgangspunkt for et system der både skal holdes ved lige og udvikles videre.
| Opgave | Timer | Hvad det dækker |
|---|---|---|
| Opdateringer | 2 | Sikkerhedsrettelser og den månedlige runde med pakkeopdateringer |
| Fejlrettelser | 3 | Fejl som brugere har meldt, eller som fejlloggen har fanget |
| Ny funktion | 10 | Fx en ny rapport, et nyt filter eller en integration til et andet system |
| Planlægning og status | 2 | Møde om prioritering og estimater på de næste opgaver |
| Buffer | 3 | Det uforudsete, fx en ændring hos en betalingsudbyder der kræver handling |
Læg mærke til to ting. Den største post er ny funktionalitet, og sådan bør det være: en retainer der kun går til fejl og opdateringer, er i virkeligheden en serviceaftale. Og bufferen er ikke spild. Den er grunden til at det uforudsete ikke skubber den planlagte funktion til næste måned.
Prisen er timer gange timepris. Som regneeksempel: med 20 timer og en timepris på 1.000 kr. ekskl. moms bliver det 20.000 kr. om måneden. Hvad der er en normal timepris for en erfaren udvikler i Danmark, kan du se i mit indlæg om timepris for freelance udviklere.
Er 20 timer for meget, kan en mindre aftale på 8-10 timer om måneden fokusere på opdateringer og små forbedringer. Er det for lidt, og bruger du mere end en uge om måneden, nærmer du dig et andet regnestykke, som jeg vender tilbage til nedenfor.
Hvad prisen på en løbende aftale afhænger af
Det samlede beløb er timer gange timepris, men flere ting påvirker begge tal:
- Hvor hurtigt du skal have svar: skal udvikleren reagere inden for få timer, skal der holdes tid fri i kalenderen hver dag. Det koster mere end svar inden for en hverdag.
- Hvor godt udvikleren kender systemet: en ny udvikler skal bruge timer på at sætte sig ind i koden. Det er en engangsudgift, men den lander typisk i de første måneder.
- Kodebasens tilstand: forældede pakker, ingen automatiske tests og manglende dokumentation gør hver opgave langsommere fordi flere timer går med at undgå at noget går i stykker.
- Binding: nogle freelancere giver en lavere timepris mod en længere aftale. Regn efter om rabatten opvejer at du binder dig.
- Hvad der er inkluderet: hosting, værktøjer til overvågning og tid til møder kan være med i beløbet eller blive faktureret for sig. Bed om at få det skrevet ud.
Er dine opgaver store og klart afgrænsede, kan det være billigere at få dem prissat hver for sig. Fordele og ulemper står i guiden til timepris eller fastpris. Overvejer du i stedet at ansætte, så sammenlign med hvad en udvikler koster som ansat, freelancer eller bureau.
Sådan sætter du en løbende aftale op i fem trin
- Lav en opgaveliste for de næste tre måneder. Skriv alt ned: fejl, ønsker og opdateringer. Listen viser om du har brug for en fast rytme eller kun en pulje timer.
- Anslå timerne sammen med udvikleren. Bed om et groft estimat pr. opgave, og læg 15-20 % til det uforudsete.
- Vælg model ud fra rytmen. Arbejde hver måned peger mod en retainer. Arbejde i ryk peger mod et klippekort.
- Få reglerne på skrift. Brug tjeklisten nedenfor. Har du også brug for svartider, opdateringer og backup, så supplér med en serviceaftale. Hvad den skal dække, står i min tjekliste til en serviceaftale med en udvikler.
- Evaluér efter tre måneder. Har du brugt timerne? Er de vigtigste opgaver løst? Justér rammen op eller ned frem for at fortsætte på et gæt.
Det skal stå i en aftale om retainer eller klippekort
- Timer og pris: antal timer pr. måned eller i puljen, timepris og prisen på ekstra timer.
- Ubrugte timer: om de udløber eller kan overføres, og i hvor lang tid.
- Mindste enhed: om der afregnes i kvarter, halve eller hele timer.
- Varsel før overskridelse: at udvikleren spørger dig før rammen bliver overskredet.
- Overblik over forbrug: hvor og hvor tit du kan se hvad timerne er brugt på.
- Prioritering: hvem der bestemmer rækkefølgen af opgaver, og hvor tit I gennemgår listen.
- Binding og opsigelse: varslet, og hvad der sker med forudbetalte timer når I stopper.
- Prisregulering: om og hvornår timeprisen kan stige.
- Ejerskab: at koden ligger i dit eget repository (kodearkiv), og at du ejer det der bliver lavet.
Hvornår ingen af modellerne passer
En løbende aftale er ikke altid svaret. I de her situationer vil jeg hellere anbefale noget andet:
- Du har ét afgrænset projekt. En ny kundeportal eller en større integration bør prissættes som et projekt, gerne efter et forprojekt. Timer i en retainer er et dårligt værktøj til at styre et stort projekt med en deadline.
- Du har brug for en udvikler på fuld tid. Bruger du 80-100 timer om måneden år efter år, kan en ansættelse eller et internt team være billigere og give mere kontinuitet.
- Ingen hos dig har tid til at prioritere. En retainer uden en fast kontaktperson ender med ubrugte timer eller timer brugt på det forkerte.
- Systemet er lille og stabilt. En hjemmeside med få ændringer om året klarer sig ofte med betaling efter behov og hosting der selv holder serveren opdateret.
- Du har brug for vagt døgnet rundt. Det kan én freelancer ikke love troværdigt, uanset model. Så skal du have et bureau eller en driftsleverandør med vagtordning.
Næste skridt
Start med opgavelisten. Den fortæller dig mere om valget mellem retainer og klippekort end nogen prisliste. Har du listen, kan du bede to eller tre udviklere om et forslag til en timeramme og sammenligne reglerne for ubrugte timer, svartid og opsigelse side om side.
Vil du se hvordan jeg selv arbejder med eksisterende systemer, så læs om vedligehold og videreudvikling. Mine priser står på prissiden.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor få timer kan en retainer være på?
Der er ingen fast nedre grænse, men under 5-8 timer om måneden er det svært for udvikleren at holde sig inde i systemet. Så går en stor del af hver måned med at genopfriske koden i stedet for at løse opgaver. Har du så lidt at lave, er et klippekort eller betaling efter behov som regel billigere for dig.
Kan jeg skifte fra klippekort til retainer senere?
Ja, og det er ofte en god vej ind. Et klippekort i tre til seks måneder viser hvor mange timer du reelt bruger, og hvor tit. Bruger du nogenlunde det samme hver måned og savner hurtigere hjælp, er det et godt tidspunkt at skifte. Aftal på forhånd hvad der sker med resten af timerne på kortet ved skiftet.
Hvad sker der med retaineren når udvikleren holder ferie?
Det bør stå i aftalen. En almindelig løsning er at ferien varsles i god tid, og at timerne enten fordeles på månederne omkring ferien eller trækkes fra den måned. Spørg også hvem du kan kontakte hvis noget går galt mens udvikleren er væk. Har udvikleren ikke et svar, er det et hul du skal have lukket før du skriver under.
Hvordan ved jeg om timerne bliver brugt fornuftigt?
Bed om en kort månedlig oversigt over hvad timerne er gået til, og sammenlign den med opgavelisten. Kig også i dit eget repository: hver løst opgave bør kunne ses som en konkret ændring i koden. Et kort møde om måneden, hvor du ser de nye funktioner virke, giver dig et bedre billede end timetallet alene.